Det är torsdag kväll, klockan är 22:30, och någon i ditt säljteam öppnar en Excel-fil som heter "Order_FINAL_v4_uppdaterad.xlsx" från en återförsäljare. Filen har 47 rader. Tre av kolumnerna är osorterade. Två artikelnummer är skrivna med blanksteg där det inte ska vara blanksteg. En rad är överstruken men inte raderad. Den här ordern, en PDF order, ett mejl eller en Excel som denna, måste vara i ERP-systemet innan morgonens lager-pull.
Om du som säljchef känner igen scenen är du inte ensam. Manuell orderhantering är förmodligen den mest underrapporterade kostnaden i B2B-handeln. Säljchefer vet att den finns. Få har faktiskt räknat på den.
Den här artikeln räknar. Inte med påstådda branschsiffror, utan med ett scenario du kan testa mot ditt eget team imorgon bitti.
Det är inte ordervolymen som dödar marginalen. Det är vad ordern kräver av människan som ska skriva in den.
Antag följande, anpassa siffrorna till din verklighet:
Räkningen:
Det är en halvtid med en halvtid i marginalen, plus felmarginal som genererar returer, irriterade kunder och kreditnotor. Och det är bara om volymen ligger på 200. Många grossister vi pratar med är på 400 till 800.
Tidskostnaden är den uppenbara delen. Det dolda är hårdare att räkna på, men ofta lika stort.
I praktiken är det inte alltid en dedikerad orderhanterare som gör jobbet. Det är säljaren själv, mellan kundsamtal, ofta sent. Den tiden hade kunnat användas till att ringa de tre kunder som inte beställt på två månader, eller att förbereda en offert som faktiskt avgör en affär.
Manuell inknappning ger inmatningsfel. Branschvanlig siffra för inmatningsfel ligger någonstans runt 1 till 3 procent av rader. För en grossist med 200 ordrar och 25 rader per order är det 50 till 150 felaktiga rader per vecka. Vissa fångas av kontrollerna, vissa går till plock, blir felleveranser, blir returer.
När en återförsäljare mejlar in en order vill den ha bekräftelse samma dag. Om er svarstid är 24 till 48 timmar har ni en nackdel mot konkurrenter som svarar inom 2 timmar. Det syns sällan i mätningar men det syns i förhandlingar.
Den största tysta kostnaden är inte den ni betalar idag. Det är de affärer ni inte tar. Om en stor återförsäljare skulle vilja fördubbla sin orderfrekvens hos er, säger ni ja eller säger ni "vi orkar inte hantera fler ordrar manuellt"? För många säljchefer är svaret det andra, även om det inte uttalas högt.
Det finns goda anledningar, inte bara slöhet:
Alla dessa är rationella. Och alla har förändrats det senaste året.
Tre tekniska skiften har gjort det här problemet möjligt att lösa, inte bara förbättra:
Resultatet är att de flesta av era manuella ordrar kan automatiseras med människa-i-loopen för granskning av avvikelser, inte för knappande av rader.
Konservativ uppskattning för en typisk grossist med 200 ordrar i veckan, baserat på vad vi sett hos pilotkunder:
Av de 833 timmarna i räkneexemplet ovan: om 75 procent automatiseras helt och resterande 25 procent granskas på 1 minut, sjunker total tidsåtgång från 833 till cirka 167 timmar per år. En besparing på 666 timmar, cirka 280 000 SEK i arbetstidskostnad, plus den dolda kostnaden från fel och svarstid.
Du ska inte starta ett 12-månaders EDI-projekt med era 30 största återförsäljare. Det löser delproblemet långsamt, kostar miljoner, och hjälper inte mot de små återförsäljarna som står för 60 procent av krångligheten.
Du ska inte köpa en generisk OCR-tjänst utan koppling till er produktkatalog och avtalsdata. Det ger fina rader som inte stämmer.
Du ska inte byta ERP. Det är inte därför era ordrar är manuella.